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Les étapes clés pour réussir le déménagement de votre entreprise

Le déménagement d’une entreprise peut être une étape complexe et stressante. Que ce soit en raison d’une croissance, d’une réduction des coûts ou d’un changement de localisation, il est important de planifier et d’exécuter cette transition en douceur pour minimiser les perturbations opérationnelles. Dans cet article, partez avec nous dans un tour d’horizon des étapes clés pour réussir le déménagement de votre entreprise.

Étape 1 : la mise au courant des employés

Cette étape est la plus importante, puisque le déménagement concerne toutes vos équipes, vous devez les mettre au courant. Communiquez tous les détails à vos collaborateurs : la nouvelle adresse, les raisons du transfert, la date et tout le déroulement. Ils doivent être conscients au préalable des changements que le déménagement apportera sur leur routine quotidienne. Le changement de trajet, le nouveau cadre de travail et les nouveaux horaires s’il y en aura. Désignez des responsables qui assureront une communication qualitative et régulière entre les salariés et la direction. Veillez à répondre à toutes les interrogations de vos employés pour les sensibiliser à emménager dans de nouveaux locaux. Après votre déménagement, veillez à indiquer votre nouvelle adresse sur votre site internet, vos réseaux sociaux, vos signatures d’e-mail, vos cartes de visites, vos livres, vos flyers et autres documents.

Étape 2 : la gestion du côté administratif

Si vous louez vos locaux actuels, sachez que le transfert nécessitera de nombreux dossiers administratifs. Pour commencer, vérifiez les contrats que vous avez conclus avec le propriétaire pour connaître les délais de préavis. Dans le cas d’un bail commercial, vous devrez remettre le préavis au propriétaire 6 mois avant le terme initial. S’il s’agit d’un bail commercial, vous pouvez déménager lorsque vous le souhaitez, mais devrez laisser un préavis de 6 mois. Dans le cadre d’un bail mixte, vous disposez d’un délai de 3 mois après le dépôt du préavis. Pensez également à prévenir vos associés, vos partenaires et surtout vos clients de votre changement d’adresse. Sans oublier de mettre au courant les administrations (URSSAF, préfectures etc.), les fournisseurs d’énergie et les fournisseurs d’accès Internet.

Étape 3 : la mise en place d’un cahier des charges

Vous avez préparé tous les documents administratifs et avez déniché les nouveaux locaux qui correspondent à vos besoins ? Il est temps pour vous d’établir un cahier des charges auprès d’un déménageur professionnel. Le cahier de charge est indispensable pour avoir un devis et connaître le coût à prévoir pour le déménagement. Celui-ci doit être clair et détaillé, toutes les informations concernant votre entreprise doivent s’y afficher : l’effectif de votre entreprise, les caractéristiques de vos locaux actuels, les caractéristiques de vos futurs bureaux et les matériels à transporter. Prenez également en compte les éventuelles contraintes liées à votre bureau actuel et au nouveau (parking, accessibilité, ascenseur…). En cas de problèmes, vous pouvez louer un garde-meuble à Quimper pour stocker les biens, cliquez ici. Enfin, précisez les prestations dont vous désirez profiter : démontage/montage de meubles, nettoyage des locaux, fourniture des cartons, chargement/déchargement, etc.

Le déménagement d’une entreprise peut sembler une tâche intimidante, mais en suivant les étapes clés et en adoptant une approche méthodique, vous pouvez réussir cette transition en douceur. Pour assurer que votre déménagement d’entreprise se déroule sans accroc, confiez la mission à des déménageurs qualifiés et certifiés. Pour faire le choix du meilleur prestataire, comparez plusieurs devis et consultez les avis clients.